Permanencia en el RTE: qué exige la norma y por qué tu página web importa todo el año

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La página que nadie actualiza

En abril, la directora de una fundación pequeña en Ibagué recibe la llamada de su contador. Todo va bien: los estados financieros están, el acta de la asamblea está firmada, la memoria económica se radicó. Falta una sola cosa, y es la que él no puede hacer por ella: que esa misma información esté publicada también en la página web de la fundación.

La fundación tiene página web. La hizo un muchacho en 2019, cobró barato, quedó bonita. Nadie ha vuelto a entrar al panel desde entonces y la clave se fue con él.

Esa escena se repite cada año en Colombia, en miles de entidades. Y casi siempre se resuelve mal: con una foto en Facebook, con un PDF subido a una carpeta compartida, o con nada.

Qué exige la norma, exactamente

Cuando una entidad sin ánimo de lucro presenta su solicitud de calificación, permanencia o actualización en el Régimen Tributario Especial, la DIAN publica esa información en su sitio por un término corto, para que la sociedad civil pueda comentarla.

Durante ese mismo término, la entidad debe publicar la misma información y sus anexos en su propia página web. Está en el artículo 1.2.1.5.1.5 del Decreto 1625 de 2016, que le adicionó el Decreto 2150 de 2017, y se apoya en el artículo 364-5 del Estatuto Tributario.

Y hay un cambio que mucha gente del sector todavía no ha incorporado: la actualización del registro web es anual (artículo 364-5 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 2277 de 2022), y cada entidad debe confirmar con su contador la fecha que le corresponde. Un trámite que se repite cada año se resuelve mejor con una página que ya está viva y que alguien sabe editar.

Tres cosas que se han dicho mal durante años

Estas afirmaciones llevan años circulando en el sector, y circulan con errores. Vale la pena desarmarlas, porque cualquiera de las tres se cae delante de un contador y se lleva por delante la credibilidad de quien lo dijo.

La pregunta que ordena todo lo demás

¿Quién en tu organización puede cambiar un texto de tu sitio web, hoy, sin llamar a nadie?

Si la respuesta tarda más de dos segundos, el problema de tu entidad no es la norma: es que tu sitio quedó huérfano. Y un sitio huérfano no falla el día que quieres cambiar un texto. Falla el día que necesitas publicar algo y no hay quién lo haga.

Una organización no abandona su sitio por descuido. Lo abandona porque actualizarlo exige un panel que solo entendía la persona que ya no trabaja ahí — y esa persona ya no está.

Una página propia, estable y a la vista

Aquí está la parte que casi nadie mira hasta que la necesita. La DIAN define la página web de forma amplia, y por eso alguien siempre pregunta si un muro de Facebook cumple.

No vale la pena discutir esa interpretación. La pregunta útil es otra: ¿puedes mostrar que la información y sus anexos estuvieron publicados y accesibles durante el término de publicación? Un muro de redes sociales no conserva los anexos descargables, no da un enlace estable por el que un tercero verifique, y no deja claro qué se publicó ni desde cuándo.

Lo que da tranquilidad no es una página bonita: es una página propia, con dirección estable, con la información completa y a la vista.

Por qué el sitio deja de ser un gasto y pasa a ser una cuota

Cuando el sitio web se ve como un gasto de imagen, se compra una vez y se olvida — y por eso se muere. Con una obligación anual, el sitio pasa a tener una función concreta cada año.

Eso cambia la conversación dentro de la entidad. Ya no hay que justificar ante la junta un gasto de imagen: hay que sostener un requisito de permanencia en el régimen que le permite a la fundación no tributar como una sociedad y seguir siendo atractiva para el donante.

Hasta dónde llegamos, dicho antes y no después

Creacontec provee las herramientas, el soporte técnico y el acompañamiento para que la entidad pueda cumplir con el requisito de publicación. No somos asesores legales ni tributarios, y no tenemos vinculación alguna con la DIAN ni con ninguna otra entidad estatal o autoridad similar.

El trámite ante la DIAN lo hace la entidad o su contador. Nosotros publicamos lo que la entidad entrega, no revisamos si sus documentos son correctos ni respondemos por la decisión que la DIAN tome sobre el fondo del expediente. Decirlo desde el primer mensaje no debilita nada: es lo que te permite saber exactamente qué estás contratando.